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Règlement intérieur des salles du pôle associatif

Règlement d'utilisation des salles du pôle associatif
Hameau de la Fraternité / Merlattes / Pressavois

TITRE I – DISPOSITIONS GÉNÉRALES

Article 1er :

Le présent règlement général régit les conditions de mise à disposition et d'utilisation des salles municipales suivantes : Hameau de la Fraternité, Merlattes, Pressavois.

Les salles sont fermées et inaccessibles tous les dimanches, 3 semaines en août, 1 semaine lors des vacances de fin d’année et tous les jours fériés sauf le 14 juillet. Les mises à disposition doivent débuter obligatoirement entre 8h et 10h et entre 13h30 et 19h.

Ces règles ne sont pas applicables aux locaux permanents du site des Merlattes qui restent accessibles pour les associations conventionnées 24h/24, 7j/7.

Article 2 – Engagement :

Chaque utilisateur s'engage à se soumettre à toutes les conditions énoncées dans le présent règlement.

TITRE II – LES UTILISATEURS

Article 3 – La Ville de Bourges :

La Ville se réserve le droit d'utiliser prioritairement les salles municipales pour des évènements ou des obligations imprévus. Elle peut en outre à tout moment immobiliser les salles pour des raisons de sécurité ou des travaux d'entretien.

Article 4 - Les associations :

Seules les associations inscrites sur le portail des associations de la Ville sont autorisées à réserver les salles.

Les associations s'engagent à ne pas servir de prête-nom dans le but de masquer des utilisations par des particuliers, même si ces derniers sont leurs adhérents. Dans le cas de faits avérés, il est demandé à l'association de régler l'intégralité de la location normalement due par un particulier.

Article 5 - Les particuliers et les autres administrations :

Les salles sont louées aux particuliers pour des réunions à caractère strictement familial ou amical et seulement d'ordre privé.
Les autres administrations (collectivités territoriales, services de l’Etat, établissements publics, offices publics, établissements scolaires hors Bourges…) peuvent louer des salles dans le cadre strict de leur activité.

TITRE III - MODALITÉS DE RÉSERVATION ET D’ACCES POUR LES ASSOCIATIONS

Article 6 – La Demande :

Toute location de salle doit faire l'objet d'une demande écrite (courrier postal ou mail) adressée au plus tôt un an à l'avance et, au plus tard, 15 jours avant la date d'occupation souhaitée, à l’accueil de la Maison des Associations (MDA).

Cette demande doit comporter le nom de la salle, la date et l’heure souhaitée de début et la date et l’heure souhaitée de fin d’occupation, l'objet de l'utilisation, le nombre de personnes attendues ainsi que les nom, prénom, adresse et numéro de téléphone du demandeur et de l’association.

Aucune location n’est prise par téléphone ni à l’oral.

À toutes fins utiles, un formulaire est mis à la disposition des utilisateurs auprès de l’accueil de la MDA ou par téléchargement à partir du site Internet de la Ville.

Les demandes sont traitées par ordre d’arrivée. Pour des motifs d’équité, les salles doivent être partagées entre toutes les associations qui en font la demande. Si plusieurs associations sont intéressées par la même salle, au même moment, une conciliation entre les parties sera mise en place. Si cette conciliation ne fonctionne pas, l’accueil de la MDA se réserve le droit de décision dans un délai de deux semaines avant la date de location.

Article 7 – Dossier de location :

Pour chaque demande, l’accueil de la MDA établie un document de location. Ce document doit être signé par l’utilisateur au plus tard lors de son entrée dans la salle.

Pour toutes modifications de la location initiale, l’utilisateur doit avertir l’accueil de la MDA au minimum 15 jours avant la date de location.

Les associations souhaitant louer régulièrement une ou plusieurs salles doivent faire parvenir leur demande écrite auprès de l’accueil de la MDA avant le 31 mai de chaque année. Un contrat couvrant la période du 1er août de la même année au 31 juillet de l’année suivante est établi.
Des ajouts, des modifications ou des annulations peuvent intervenir tout au long du contrat en fonction des besoins et de la disponibilité des salles. Aucun avenant ne sera fait au contrat : un échange de mail au minimum 15 jours avant la date justifiera de la facturation.

Les locations sont facturées à la fin de chaque mois ou à la fin de chaque semestre en fonction de la consommation réelle d’occupation.

Article 8 – Participation financière :

Le paiement peut se faire en numéraire ou par chèque à l’accueil de la MDA.

Le montant de la location est fixé par délibération du Conseil Municipal de la Ville.

La gratuité totale est accordée :

Article 9 – Conditions d'annulation :

L’utilisateur, contraint d'annuler sa location, doit en informer par écrit (courrier postal ou mail) l’accueil de la MDA 8 jours avant la date prévue de location. À défaut, sauf cas de force majeure et sur présentation de justificatifs, la location est réputée acquise et fait l'objet d'une facturation égale au tarif en vigueur.

Pour des raisons de sécurité, d’ordre public, spéciales ou impérieuses ou dans tous les cas de force majeure, la Ville se réserve le droit d'annuler la location, et ce, à n’importe quel moment. Dans ce cas, le paiement est retourné à l’utilisateur. Cependant, la Ville n’est tenue à aucun dédommagement ni indemnité.

La Ville se réserve le droit de refuser toute manifestation pouvant porter atteinte à l'ordre public et aux bonnes mœurs.

Article 10 – Accès et Astreinte :

Les associations peuvent utiliser toutes les salles, du lundi 8h au samedi minuit (retour des clés le lendemain à 8h en cas d’utilisation des salles en soirée en semaine – ou le lundi à 8h pour les utilisations le samedi en soirée).

Un agent attendra à la salle aux jours et heures indiqués sur le document de location, pour la remise des clés et l’état des lieux. L’utilisateur doit donc obligatoirement être présent sur site aux horaires indiqués.

Les associations sont tenues de respecter impérativement les horaires de leur location.

Si besoin, l’utilisateur peut prendre toutes dispositions utiles auprès de l’accueil de la MDA du lundi au vendredi, de 8:30 à 12:00 et de 13:30 à 19:30. En dehors de ces horaires, et uniquement en cas d’urgence, il convient de contacter le service d'astreinte au 02.48.67.57.76.


TITRE IV - MODALITÉS DE RÉSERVATION ET D’ACCES POUR LES PARTICULIERS ET LES AUTRES ADMINISTRATIONS

Article 11 – La Demande :

Toute location de salle doit faire l'objet d'une demande écrite (courrier postal ou mail) adressée au plus tôt un an à l'avance et, au plus tard, 15 jours avant la date d'occupation souhaitée, au service de la Règlementation et des Affaires commerciales.

Cette demande doit comporter le nom de la salle, la date et l’heure souhaitée de début et la date et l’heure souhaitée de fin d’occupation, l'objet de l'utilisation, le nombre de personnes attendues ainsi que les nom, prénom, adresse et numéro de téléphone du demandeur.

Aucune location n’est prise par téléphone ni à l’oral.

À toutes fins utiles, un formulaire est mis à la disposition des utilisateurs auprès du service de la Règlementation et des Affaires commerciales ou par téléchargement à partir du site Internet de la Ville.

Article 12 – Dossier de location :

Pour chaque demande, un dossier est adressé à l’utilisateur. Il comporte un engagement de location établi en deux exemplaires, le présent règlement ainsi qu'un courrier de confirmation. Un devis ou une facture peuvent être envoyés sur demande.

L’utilisateur doit retourner un exemplaire de l'engagement de location ainsi que le paiement et les pièces justificatives indiquées sur l’engagement de location avant la date d'occupation retenue.

La location n’est réputée acquise qu'après réception de ces documents et du paiement. Si dans les 8 jours précédant la date de location retenue, le dossier et le paiement ne sont pas reçus, la Ville se réserve le droit d’annuler de plein droit la location.

Pour toutes modifications de la location initiale, l’utilisateur doit avertir le service gestionnaire (art 1) au minimum 15 jours avant la date de location.

Article 13 – Participation financière :

Le paiement peut se faire en numéraire, par chèque ou par virement. Si le paiement est effectué par chèque, celui-ci n’est encaissé qu’après la date de location retenue.

Le montant de la location est fixé par délibération du Conseil Municipal de la Ville.

Les employés municipaux de la Ville, du CCAS de la Ville ainsi que ceux de la Communauté d'Agglomération de Bourges Plus n'acquittent qu'une participation aux frais de fonctionnement à l'occasion de leur mariage, de la naissance de leurs enfants et pour leur départ de la collectivité ou leur départ en retraite. Dans tous les autres cas, ils règlent le montant total d'une occupation à titre privé.

La gratuité totale est accordée :

Article 14 – Conditions d'annulation :

L’utilisateur, contraint d'annuler sa location, doit en informer par écrit (courrier postal ou mail) le service de la Règlementation et des Affaires commerciales 8 jours avant la date prévue de location. À défaut, sauf cas de force majeure et sur présentation de justificatifs, la location est réputée acquise et fait l'objet d'une facturation égale au tarif en vigueur.

Pour des raisons de sécurité, d’ordre public, spéciales ou impérieuses ou dans tous les cas de force majeure, la Ville se réserve le droit d'annuler la location, et ce, à n’importe quel moment. Dans ce cas, le paiement est retourné à l’utilisateur. Cependant, la Ville n’est tenue à aucun dédommagement ni indemnité.

La Ville se réserve le droit de refuser toute manifestation pouvant porter atteinte à l'ordre public et aux bonnes mœurs.

Article 15 – Accès et Astreinte :

Les particuliers peuvent utiliser uniquement la salle des oiseaux du Hameau de la fraternité et la salle familiale des Pressavois, le samedi de 8h à minuit. Les clés sont rendues le lundi matin à 8h au cours de l’état des lieux. Les autres salles ne leur sont pas accessibles ni le samedi ni en semaine.

Les autres administrations peuvent utiliser toutes les salles aux horaires indiqués à l’article 1. 

Un agent attendra à la salle aux jours et heures indiqués sur l’engagement de location, pour la remise des clés et l’état des lieux. L’utilisateur doit donc obligatoirement être présent sur site aux horaires indiqués.

Si besoin, l’utilisateur peut prendre toutes dispositions utiles auprès du service de la Règlementation et des Affaires commerciales du lundi au vendredi, de 9:00 à 12:00 et de 14:00 à 17:00. En dehors de ces horaires, et uniquement en cas d’urgence, il convient de contacter le service d'astreinte au 02.48.67.57.76.


TITRE V – CONDITIONS D'UTILISATION

Article 16 - État des locaux, nettoyage et assurance :

Un état des lieux est établi par un agent à l'entrée et à la sortie de la salle. En l'absence de la signature de l'utilisateur, le règlement s'applique dans toute sa rigueur, sur la seule foi des observations de l’agent.

La salle doit être rendue rangée, propre (salle, abords, cuisine, sanitaire) et débarrassée de tous détritus ou sacs poubelle. L’utilisateur doit fournir le matériel et les produits de nettoyage.

Les salles sont réputées assurées par la Ville. L'utilisateur doit, pour sa part, fournir impérativement une attestation d'assurance en responsabilité civile, datée et localisée pour les locations ponctuelles.

En cas de dégradations, destruction de la salle ou disparition des biens mis à disposition, la responsabilité de l'utilisateur est engagée.

En cas de dégradations constatées ou de ménage non ou partiellement réalisé, la Ville fait établir un devis correspondant aux réparations ou au nettoyage et la facture incombe à l'utilisateur.

La Ville décline toute responsabilité en cas d'accidents, de vols, de dégâts d'objets ou de matériels appartenant à l’utilisateur à l’intérieur ou à l’extérieur de la salle (exemple : vestiaire, parking…). La responsabilité de l'utilisateur peut seule être engagée en cas de dommages.

Article 17 – Capacité :

S'agissant d'une mesure de sécurité, le nombre de personnes présentes ne peut pas dépasser le seuil fixé réglementairement, dont voici le détail :


Salles

Nombre maximum de personnes
assis debout
Hameau de la fraternité

Salle cybercafé n°1

 

Salle des oiseaux n°5

 

Salle polyvalente n°6

 

Salle de danse n°8

30

 

 

100

 

 

60

 

 

100

50

 

 

184

 

 

113

 

 

 

Merlattes

Salle polyvalente

80

140
Pressavois

Salle familiale

 

Salle de musique

 

Salle à l’étage n°1

 

Salle à l’étage n°2

 

Salle à l’étage n°3

50

 

30

 

15

 

15

 

15

 

80

 

80

 

 

 

 

 

 

 

Article 18 - Matériels :

Chaque salle est dotée d'un équipement standard listé dans les livrets descriptifs disponibles sur le site internet de la Ville.

Pour toute demande de matériel supplémentaire, l’utilisateur doit en formuler la demande auprès du service Manutention de la Ville et la livraison ne sera consentie qu'en fonction de la disponibilité. Elle ne peut en aucun cas être de nature à permettre l'augmentation de la capacité d'accueil de chacune des salles ou à un abattement sur le montant de la location.

Article 19 – Dégagements :

La circulation des utilisateurs aux abords immédiats et à l'intérieur des salles ne doit pas être gênée. Plus particulièrement, les portes de sortie, les issues de secours et leurs abords sont maintenus dégagés pendant toute la durée de la location.

Les blocs autonomes et les extincteurs doivent rester visibles.

Lors de l'utilisation de tables ou de chaises, des allées de circulation d'une largeur de 1,80m doivent être aménagées et relier toutes les issues entre elles.

À l'occasion de spectacles, réunions ou conférences pouvant accueillir au moins 200 personnes, les sièges doivent être assemblés au moyen d'un système d'attache rigide, par rangées de 16 au maximum entre deux allées de dégagements, ou de 8 entre 1 allée de circulation et 1 paroi. L'espacement entre chaque rangée ne peut pas être inférieur à 0,35 m. Aucun obstacle ne doit être placé entre les rangs de sièges.

Article 20 – Aménagement :

II est formellement interdit d'apporter une modification quelconque aux locaux (peinture, éclairage...). D'une manière générale, il est interdit de clouer, visser, agrafer ou coller quoi que ce soit sur les murs ou les huisseries à l'intérieur ou l'extérieur de la salle occupée.

Les éléments de décoration ou d'habillage flottant ne sont autorisés que sous réserve d'être réalisés en matériaux ignifugés de catégorie M1. De même, s'il y a lieu, les plantes artificielles doivent être confectionnées en matériaux de catégorie M2. Par ailleurs, l'emploi de tentures, de rideaux ou de vélums est proscrit.

Pour ce qui concerne les guirlandes d'illumination, aucune installation électrique autre que les dispositifs d'éclairage de faible puissance conformes aux normes en vigueur ne peut être utilisée. Les éventuelles rallonges électriques doivent être disposées de manière à ne pas faire obstacle à la circulation du public. Leur longueur doit être aussi réduite que possible.

Dans le cas d'une installation technique particulière destinée à créer des effets spéciaux (lumières, brouillard, fumée…), le service de la Ville chargé plus particulièrement de la sécurité dans les Etablissements Recevant du Public doit impérativement être consulté.

Article 21 – Sécurité :

Il est strictement interdit de fumer à l'intérieur de la salle.

De même, il est interdit d'introduire des matières inflammables (bouteilles de gaz, essence, véhicule motorisé...).

L'emploi de toute flamme nue (feux de Bengale, feux d’artifice, torches, bougies…) comme la mise en place d'appareils électroménagers cuiseurs (type friteuse, gazinière, four, barbecue électrique, à gaz ou au charbon…) sont strictement interdits à l’intérieur et à l’extérieur de la salle.

Les installations électriques ne doivent en aucun cas être modifiées ou surchargées.

D'une manière générale, l'utilisateur interdit toute activité dangereuse et respecte les dispositions légales d'hygiène et de sécurité.

En cas de dérangement ou de déclenchement d’alarme incendie (lumineux ou sonore) dans la salle, l’utilisateur s’engage à évacuer immédiatement les lieux et à avertir l’astreinte de la Ville (02 48 57 80 00). Si le feu est avéré, l’utilisateur doit avertir les secours appropriés sans délai (Pompier : 18 ou 112).

Article 22 – Respect de l'environnement et des riverains :

Les utilisateurs font preuve d'un comportement citoyen, en particulier en matière de respect de l'environnement : utilisation raisonnée de l'éclairage, du chauffage et de l'eau, rejet des eaux usées seulement dans les éviers, tri sélectif des déchets, etc…

Les utilisateurs s'engagent à ne pas créer de troubles à l'ordre public et à prendre toutes précautions afin que le bruit soit réduit de façon à ne pas gêner le voisinage.

Dans ce cadre,  les utilisateurs doivent prendre toutes dispositions pour assurer l'ordre dans la salle et à ses abords, conformément à la réglementation en vigueur. Ils doivent respecter les textes réglementaires relatifs à la lutte contre le bruit. Plus particulièrement, ils doivent pour le voisinage :

Sauf dérogation exceptionnelle, il est interdit d'introduire des animaux, même tenus en laisse, dans l'enceinte de la salle.

Les vélos, scooters, mobylettes… doivent être garés à l’extérieur de la salle et ne peuvent en aucun cas être introduits dans l’enceinte de la salle. Les parkings ne sont ni surveillés ni protégés : la responsabilité de la Ville en cas de détérioration des véhicules de l’utilisateur ne pourra pas être engagée.

Il est rappelé que l'affichage sauvage est formellement interdit.

Article 23 – Déclarations réglementaires :

L’utilisateur diffusant de la musique doit en faire la déclaration auprès de la SACEM. S'il y a lieu, l'utilisateur s'acquitte de ses obligations vis-à-vis de l'administration fiscale, de l'URSSAF, des caisses de retraite, etc… La Ville ne saurait être tenue responsable d’un manquement dans les déclarations règlementaires à la charge de l’utilisateur.

Les associations qui souhaitent tenir une buvette, doivent adresser une demande écrite à la Mairie de Bourges, service Réglementation et Affaires Commerciales au plus tard 15 jours avant la date de la manifestation.

TITRE VI – LITIGES ET EXÉCUTION

Article 24 – Contrôle :

La Ville se réserve le droit d'effectuer des contrôles inopinés pour vérifier l'application du présent règlement. Le non respect du présent règlement pourra entraîner la fermeture immédiate de la salle, sans que l’utilisateur ne puisse prétendre réclamer des dommages et intérêts pour la perte qu'il pourra subir.

Article 25 - Réclamations :

Toute réclamation devra être formulée par écrit à la Mairie de Bourges, auprès du service gestionnaire.

Les litiges qui ne trouveraient pas de solutions amiables, relèveront de l'appréciation des juridictions compétentes.

Article 26 – Affichage du règlement :

Le présent règlement est affiché en permanence dans les salles municipales. Il en résulte pour chacun une acceptation tacite de ces règles.

Article 27 – Abrogation des dispositions antérieures :

Toutes dispositions antérieures contraires au présent règlement sont abrogées.

Article 28 – Exécution :

Monsieur le Directeur Général des Services de la Ville est chargé de l’exécution du présent règlement dont une copie sera remise aux utilisateurs et une autre affichée dans les locaux.




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